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如何辦理文書正、影本相符之認證?

正本、影本又應該要辦理哪一種呢?
66彩票翻譯社在說明這個主題之前,首先也要跟各位說明我國公證人在執行公證業務的時候,與國外有點不太相同的部分。
公證人並非只是看一眼您的文件,然後就影印辦理公證。
(鄰近國家確實是這麼做,所以容易發生偽造文件的狀況出現)
*關於公文書或私文書之正本︰由於我國公證法規定,就文書正影本相符之認證方法,並非僅就正本與影本對照是否相符,而是規定公證人必須需先審認該文書之正本是否真正。
*文書正本是由國內各公私立單位所簽發,須由公證人就該文書正本為查證,經查證完成後,公證人再另行通知取件。
舉例說明:認證我國護照正影本相符時,公證人須先發函向外交部查證該護照,等外交部回函證明後,公證人才可就該護照影本為認證。
這一段簡單來說,不管你拿了什麼文件要辦公證,公證人都會先向核發的單位確認這份文件是不是真的
這個部分我們先介紹到這邊。
這一次主要向大家說明,正本、影本,應該要辦理哪一種認證?
正本認證(公證人的簽章直接蓋在文件上面)
影本認證(簽章是蓋在另外影印的副本上面)
我們舉幾個經常辦理的例子好了。
1. 近期協助幾位客戶辦理在韓國當地申請簽證的文件認證。
其中一份是大學畢業證書(或是學位證明)
畢業證書應該蓋正本還是影本呢?
通常畢業證書,當您完成一個階段的學位,學校會核發一份畢業證書(Diploma)。在台灣畢業證書通常是"唯一"的。
如果不幸遺失、毀損…它就不會再有了。
即使重新申請,上面的日期也不會是當年的日期,也會註記新的文件是遺失重新補發,或乾脆不能補發,只能另外給你一張學位證明。
好,說到這裡,相信大家應該都明白,畢業證書基本上是不會直接在上面蓋章認證的,所以畢業證書大多要辦理的就是影本認證(影本與正本相符)
2. 韓國當地申請簽證,除了畢業證書以外,有時候還會需要提供"工作證明(工作經驗證明、離職證明、服務證明…名稱眾多不及備載)。
工作相關的證明文件,一定是由現在在職(或原服務)的公司為您開立。
這一類的文書,相較上一個例子的畢業證書,比較沒有所謂的"唯一性"。
所以一般我們會直接請公證人直接在公司開出來的這份工作證明上面蓋章認證。(當然公證人也會先跟公司查證)
3. 其他會做正本認證的文件,像是戶政事務所核發的出生證明、中文英文戶籍謄本、印鑑證明、良民證(警察刑事紀錄證明書)...
這一類可以輕鬆取得,或是可以重覆領取,又或是有一定效期的文件。都會直接辦理正本的公證。
不過也因為我國公證人對文書公證的要求較為嚴格謹慎。
文書公證還需要向核發單位查證確認(電話、傳真、公文函詢、甚至要到現場查證),通常較難在當下就馬上辦好。
也就是說辦理文件認證,最少要跑二趟公證人事務所(公證處)。先將文件送至公證人,填完相關資料,待公證人查證完成之後,再另外過去取件。
如果您有任何文件公證翻譯的需求,或是您不曉得您應該要怎麼辦理?或是工作繁忙,請假不容易。
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